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Comment faire une signature électronique sur Outlook : guide pas à pas

L’importance d’une signature électronique dans les courriels professionnels n’est plus à démontrer. Elle ajoute non seulement une touche professionnelle mais véhicule aussi des informations importantes telles que vos coordonnées et votre titre professionnel. Découvrez comment créer une signature électronique personnalisée dans Outlook, notamment dans Microsoft Outlook 2016.

Préparer votre boîte de réception Outlook

Pour commencer avec la création de signatures électroniques, ouvrez Outlook et cliquez sur le menu Fichier pour accéder aux différentes options disponibles.

Accéder au menu fichier d’Outlook

Lorsqu’on ouvre notre application Microsoft Outlook, la première étape consiste à se diriger vers le menu Fichier en haut à gauche de la fenêtre. Une fois ce menu ouvert, plusieurs options sont présentées dont certaines spécifiques à la gestion du compte et aux options de l’application.

Naviguer vers les options email

Après avoir cliqué sur le menu Fichier, sélectionnez Options. Des paramètres généraux et spécifiques à différents modules et fonctionnalités seront visibles. Parmi eux, repérez Mail puis Signatures pour accéder directement à l’interface de gestion des signatures électroniques.

Créer une signature électronique personnalisée

Une fois dans l’interface de gestion des signatures, il est temps de procéder à la création proprement dite de votre signature électronique. Voici les étapes détaillées :

Ajouter une nouvelle signature

Dans l’onglet Signature, cliquez sur le bouton Nouveau. Vous serez invité à nommer votre nouvelle signature. C’est utile si vous prévoyez d’avoir plusieurs signatures pour différents usages ou comptes.

  • Ouvrez Outlook et cliquez sur le menu Fichier.
  • Sélectionnez Options, puis Mail et enfin Signatures.
  • Cliquez sur le bouton Nouveau pour ajouter une nouvelle signature.
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Éditer le contenu de votre signature

Ensuite, une zone de texte permettra d’ajouter des informations comme votre nom complet, votre titre professionnel, vos coordonnées téléphoniques, et même un logo de votre entreprise. Pour une personnalisation avancée, insérer une signature HTML est également possible.

Insérer des liens hypertextes et logos

Il est facile d’améliorer visuellement votre signature en ajoutant des éléments graphiques comme un logo. Utilisez le bouton Image pour ajouter des fichiers images. Ajoutez ensuite des URL vers vos profils de réseaux sociaux ou votre site web via l’option Insérer un lien hypertexte.

Configurer votre signature par défaut

Après avoir créé et personnalisé votre signature électronique, configurez-la pour qu’elle s’ajoute automatiquement à chaque message envoyé.

Définir la signature par défaut pour les nouveaux mails

Dans le bas de la fenêtre des Signatures, il y a des options permettant de définir quelle signature utiliser par défaut pour les nouveaux messages. Sélectionnez simplement votre nouvelle signature dans le menu déroulant associé.

Définir la signature pour les réponses et les transferts

Les réponses et les transferts d’emails peuvent également inclure automatiquement une signature. Choisissez votre signature préférée dans le menu déroulant dédié à cette option. Ainsi, même lorsque vous répondez à un email ou le transférez, votre correspondance restera professionnelle.

Utiliser des outils externes pour créer des signatures professionnelles

Si des créations manuelles ne correspondent pas à vos attentes ou si vous souhaitez une solution centralisée pour tous vos collaborateurs, un outil tel que Letsignit peut s’avérer très utile.

Présentation de Letsignit

Letsignit permet la création rapide et uniforme de signatures mail professionnelles pour l’ensemble des collaborateurs. Après intégration, chaque signature créée reflète les standards et le professionnalisme de votre marque, tout en étant personnalisée selon les besoins individuels.

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Faciliter la gestion des signatures avec Letsignit

Configurer Letsignit est simple : après avoir créé un compte et intégré votre domaine professionnel, la génération de signatures se fait en quelques clics. Centraliser cette gestion permet d’assurer cohérence et mise à jour uniforme des signatures pour toute l’entreprise.

Dépannage et conseils pratiques

De petits tracas peuvent parfois survenir lors de la création de votre signature électronique. Voici quelques conseils et astuces pour y remédier.

Problèmes d’affichage des images

Si le logo ou les images de votre signature ne s’affichent pas correctement, vérifiez que ceux-ci sont stockés dans un emplacement accessible et stable en ligne. Utiliser des liens HTTPS évite souvent des problèmes liés aux sécurités des navigateurs.

Testez votre signature

Avant de déployer définitivement votre signature, envoyez quelques courriels de test à différentes adresses (y compris d’autres fournisseurs tels que Gmail ou Yahoo). Cela permet d’évaluer son rendu sous divers environnements de messagerie et d’apporter des ajustements si nécessaire.

Utiliser des balises HTML

Ajouter une signature HTML garantit souvent un design structuré et fidèle aux maquettes créées. Dans le formulaire de création de signature, passez en mode source pour coller votre code HTML, ce qui vous donnera un parfait contrôle sur la présentation.

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