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Comment facturer un client à l’étranger ? Guide pratique et complet

Facturer un client à l’étranger peut sembler complexe pour bon nombre d’entrepreneurs et de petites entreprises. Naviguer dans les règles fiscales internationales, faire face aux variations des devises et s’assurer que toutes les informations nécessaires sont correctement incluses dans vos fichiers clients peuvent être des défis majeurs. Cet article vous guidera étape par étape sur comment préparer et envoyer une facture à vos clients étrangers en toute sérénité.

Préparer le fichier client

Avant de créer une facture pour un client étranger, il est impératif d’avoir un fichier client bien organisé. Ce fichier doit contenir toutes les informations essentielles sur votre client, telles que :

  • Nom de la société ou du client
  • Adresse complète
  • Numéro de téléphone et adresse mail
  • Numéro de TVA intracommunautaire (si applicable)

Vérification des informations fiscales

Assurez-vous de vérifier les informations fiscales de votre client, notamment son numéro de TVA intracommunautaire sur le site douane.gouv.fr. La vérification de l’authenticité de ces informations est cruciale pour éviter tout problème avec les autorités fiscales de votre pays.

Établissement d’un devis

Quels éléments inclure dans un devis international  ?

Un devis destiné à un client étranger doit contenir plusieurs éléments, parmi lesquels :

  • La description détaillée des produits ou services
  • Le prix hors taxes et toutes autres taxes applicables
  • Les conditions de paiement et de livraison
  • Les délais de validité du devis

Envoyez ce devis par mail ou courrier pour qu’il soit approuvé par le client avant l’établissement de la facture.

Création de la facture

Une fois le devis accepté, vous pouvez passer à la création de la facture. Cette dernière doit répondre à des exigences spécifiques lorsqu’elle est envoyée à l’étranger.

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Informations obligatoires

Voici les informations incontournables qui doivent figurer sur votre facture :

  • Numéro de la facture
  • Date d’émission
  • Identité du vendeur et de l’acheteur (nom, adresse, et coordonnées complètes)
  • Numéro de TVA intracommunautaire pour les transactions au sein de l’UE
  • Quantité et description détaillée des biens ou services vendus
  • Montant total de la facture
  • Mention de l’exonération de TVA si applicable

Déclaration européenne de services

Quand est-elle nécessaire ?

Lorsque vous fournissez des services à un client situé dans un autre pays de l’Union Européenne, vous devez remplir une Déclaration Européenne de Services (DES). Cette déclaration permet aux autorités fiscales de suivre les prestations de services intracommunautaires.

La DES se fait sur le site douane.gouv.fr et comprend :

  • Le montant total des services fournis
  • Le numéro de TVA de votre entreprise
  • Le numéro de TVA du client étranger

Cette déclaration doit être faite mensuellement ou trimestriellement selon votre volume d’affaires. Pensez à bien respecter les dates limites pour éviter des pénalités.

Paiement et taux de change

Options pour faciliter le paiement

Il existe plusieurs moyens pour simplifier le processus de paiement international. Voici quelques méthodes courantes :

  • Virements bancaires : Rapides mais peuvent engendrer des frais importants
  • PayPal : Pratique pour les petites transactions, mais attention aux frais supplémentaires
  • Services spécialisés comme TransferWise : Meilleurs taux de change et frais réduits

Gestion des variations de devises

Pour minimiser les risques liés aux fluctuations des devises, considérez :

  • Fixer les prix dans votre devise locale
  • S’appuyer sur des outils de couverture contre les risques de change
  • Négocier des clauses contractuelles adaptatives avec vos clients
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Impacts fiscaux et comptables

Service des impôts des entreprises

Il est essentiel de signaler toutes vos transactions internationales au Service des Impôts des Entreprises (SIE). Cela inclut la conservation de copies de toutes les factures émises et reçues, ainsi que de tenir à jour un registre de vos opérations commerciales internationales.

Exonérations fiscales possibles

Certaines ventes de biens ou de services peuvent être exonérées de TVA sous certaines conditions. Informez-vous auprès de votre conseiller fiscal pour connaître les modalités précises d’application.

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