Optimiser la gestion de sa boîte mail peut sembler complexe, mais Hotmail offre des outils puissants pour automatiser et organiser vos emails. Les règles de messagerie permettent de trier les messages entrants en fonction de critères définis par l’utilisateur. Voici un guide détaillé expliquant comment créer et utiliser ces règles afin d’améliorer votre productivité.
Accéder aux paramètres de gestion des règles
Pour débuter, il est nécessaire de se connecter à son compte Hotmail et d’accéder à la section dédiée à la création et à la gestion des règles. Suivez ces étapes pour y parvenir :
Connexion au compte Hotmail
Commencez par vous rendre sur le site web de Hotmail et connectez-vous avec vos identifiants habituels. Une fois connecté, votre boîte de réception apparaîtra.
Ouvrir les options de messagerie
Cliquez sur l’icône représentant une roue dentée située en haut à droite de l’écran pour ouvrir le menu des paramètres. Ensuite, sélectionnez « Afficher tous les paramètres d’Outlook« . Dans le menu qui apparaît à gauche, cliquez sur « Courrier », puis sur « Règles » dans la nouvelle fenêtre.
Création d’une nouvelle règle
Une fois dans la section des règles, il est temps de créer une nouvelle règle pour automatiser la gestion de vos emails. Suivez les instructions suivantes :
Déterminer les conditions
La première étape consiste à définir les conditions qui déclencheront l’application d’une règle. Vous pouvez choisir parmi plusieurs options pour spécifier les critères selon lesquels vos emails seront triés. Par exemple :
- Expéditeur spécifique
- Mots-clés présents dans le sujet ou le corps du message
- Destinataire (à, cc, cci)
Choisir l’action à effectuer
Après avoir défini les conditions, il faut spécifier quelle action doit être effectuée lorsqu’un email correspondant aux critères est reçu. Voici quelques exemples d’actions possibles :
- Placer l’email dans un dossier spécifique
- Marquer le message comme lu
- Transférer le message à une autre adresse
- Supprimer le message
Il est important de noter que vous pouvez combiner plusieurs actions pour obtenir un filtrage plus élaboré.
Exemples pratiques de règles courantes
Pour illustrer l’utilité des règles dans Hotmail, voici quelques exemples concrets de configurations fréquemment utilisées :
Filtrage des newsletters
Les newsletters peuvent rapidement encombrer votre boîte de réception. Pour gérer cela plus efficacement, créez une règle qui déplacera automatiquement les newsletters vers un dossier spécial :
- Condition : Si l’expéditeur contient « newsletter »
- Action : Déplacer vers le dossier « Newsletters »
Organiser les emails professionnels
Si vous souhaitez garder vos emails professionnels bien organisés, vous pouvez définir une règle qui trie tout message envoyé par un collègue dans un dossier dédié :
- Condition : L’adresse email de l’expéditeur appartient à un domaine spécifique (@entreprise.com)
- Action : Déplacer vers le dossier « Travail »
Identifier les emails urgents
Pour ne pas manquer les messages importants, configurez une règle qui mettra en avant les emails contenant des mots clés comme « urgent » ou « important » :
- Condition : Le sujet ou le corps contient les mots « urgent » ou « important »
- Action : Marquer comme important et déplacer vers le dossier « Prioritaires »
Gérer et modifier les règles existantes
Vous avez la possibilité de modifier ou supprimer les règles déjà créées pour s’adapter à vos besoins changeants.
Modifier une règle
Pour éditer une règle existante, rendez-vous dans la section « Règles » de vos paramètres de messagerie, localisez la règle que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur l’icône d’édition. Apportez les modifications nécessaires et sauvegardez-les.
Supprimer une règle
Pour supprimer une règle qui n’est plus utile, retournez dans la même section, trouvez la règle concernée et cliquez sur l’icône de suppression.
Astuces supplémentaires pour une gestion optimale
Voici quelques astuces additionnelles pour maximiser l’efficacité des règles dans Hotmail :
Combiner plusieurs conditions
Utiliser plusieurs conditions conjointement permet de créer des filtres très précis. Par exemple :
- Condition 1 : Expéditeur est « @nomdomaine.com »
- Condition 2 : Sujet contient « Rapport »
- Action : Déplacer vers « Rapports Internes »
Tester les règles avant leur application
Pensez à tester vos règles sur des emails récents pour vous assurer qu’elles fonctionnent comme prévu. Envoyez-vous des messages tests si nécessaire.
Utiliser des régularités dans les expressions
Hotmail permet parfois d’utiliser des expressions régulières ou des recherches avancées pour un filtrage encore plus affiné. Explorez cette option pour des besoins très spécifiques.