L’utilisation d’Excel est omniprésente dans les entreprises pour la gestion des données. Cependant, il arrive souvent qu’il soit nécessaire de croiser ou lier des informations provenant de plusieurs fichiers Excel. Ce processus peut sembler complexe, mais avec quelques techniques et astuces, cela devient plus facile. Cet article explore différentes méthodes pour créer des liens dynamiques entre deux fichiers Excel.
Utilisation des formules pour créer des liens entre fichiers
La formule VLOOKUP
La fonction RECHERCHEV (VLOOKUP) permet d’extraire des données d’un fichier vers un autre en utilisant une clé unique. Voici comment elle s’utilise :
- Ouvrir les deux fichiers Excel.
- Dans le fichier où vous souhaitez intégrer les données externes, sélectionnez la cellule cible.
- Saisir la formule suivante : =RECHERCHEV(valeur_à_rechercher; [Chemin_du_fichier]Feuille !Plage_de_données; num_colonne_correspondante).
- Par exemple : =RECHERCHEV(A2; ‘[D :\données.xlsx]Feuil1’ !$A$2 :$B$10; 2).
Cela créera un lien direct entre les données des deux fichiers, actualisant automatiquement toute modification.
La formule INDIRECT
La formule INDIRECT permet de référencer des cellules dans un autre fichier de manière dynamique. Cette méthode offre plus de flexibilité puisque vous pouvez changer le chemin du fichier source sans modifier toutes vos formules.
- Ouvrez les deux fichiers Excel.
- Sélectionnez la cellule où vous souhaitez insérer les données.
- Saisissez la formule INDIRECT comme suit : =INDIRECT(‘[Chemin_du_fichier]Feuille !’&adresse_cellule).
- Exemple : =INDIRECT(‘[D :\données.xlsx]Feuil1 !’&B2).
Cette technique est particulièrement utile lorsque le fichier source change régulièrement.
Combiner INDIRECT et RECHERCHEV
Pour ceux qui recherchent encore plus de flexibilité, combiner INDIRECT avec RECHERCHEV offre une solution puissante :
=RECHERCHEV(B2; INDIRECT(‘[D :\données_’&C2&’.xlsx]Feuil1 !$A$2 :$B$10′); 2)
Celui-ci permet de rechercher dans différents fichiers dont le nom est stocké dans une cellule donnée.
Création de liens via Power Query
Power Query est un outil puissant intégré à Excel qui permet d’importer, transformer et enrichir les données provenant de multiples sources, y compris différents fichiers Excel.
Configurer une requête
Pour configurer une requête Power Query qui lie des fichiers :
- Ouvrez Excel et allez dans l’onglet Données.
- Cliquez sur Nouveaux Vues > Fichier > À partir de classeur.
- Sélectionnez le premier fichier que vous voulez importer et cliquez sur Importer.
- Répétez le processus pour tous les fichiers que vous devez connecter.
Vous pouvez ensuite fusionner ces tableaux via l’éditeur de Power Query.
Fusionner des requêtes
Une fois les fichiers importés, suivez ces étapes pour les lier via Power Query :
- Ouvrez l’éditeur Power Query.
- Sélectionnez l’une des requêtes importées.
- Allez dans Accueil > Combiner > Fusionner des requêtes.
- Sélectionnez la table avec laquelle vous souhaitez faire la jonction et choisissez les colonnes correspondantes.
En appliquant ces étapes, vous créez un lien permanent entre les documents sources et votre fichier principal.
Utiliser les connexions OLEDB
Les connexions OLEDB permettent d’établir des liens plus sophistiqués entre des fichiers Excel et d’autres bases de données. Cette méthode demande des compétences en SQL et en configuration de sources de données.
Configurer une connexion OLEDB
Pour commencer, suivez ces instructions :
- Ouvrez Excel et accédez à Données > Connexions.
- Cliquez sur Ajouter puis sélectionnez Autres/Avancées OLEDB/ODBC.
- Spécifiez les détails de la connexion vers le fichier Excel (ou autre base de données).
Utilisez ensuite des requêtes SQL pour sélectionner et manipuler les données reliées entre les fichiers.
Intégration par ADO
Active Data Objects (ADO) est une technologie Microsoft permettant d’accéder aux données sources selon des protocoles spécifiques :
- Créer une macro VBA dans votre fichier Excel.
- Insérez le code VBA pour ouvrir une connexion ADO à un autre fichier Excel.
- Executer des requêtes SQL via cette connexion pour extraire ou insérer des données.
Cette solution offre beaucoup de flexibilité mais exige une bonne maîtrise de VBA et SQL.
Astuce pour simplifier les relations entre fichiers Excel
Un bon moyen de réduire les risques d’erreur et de simplifier la gestion des liaisons entre fichiers Excel est de suivre quelques pratiques recommandées.
Maintenir une structure de dossier claire
Assurez-vous que tous vos fichiers liés soient rangés dans des dossiers clairement nommés. Cela facilite la recherche et minimise les erreurs de chemin dans vos formules.
Documenter les relations
Créez une feuille dédiée dans votre classeur principal répertoriant tous les fichiers liés, leurs emplacements et le type de liaison utilisé. Garder une documentation précise évite les confusions futures.
Mettre à jour les liaisons régulièrement
Lorsqu’un fichier source est modifié significativement, assurez-vous de mettre à jour les liaisons dans votre fichier destination pour refléter ces changements.
Utiliser des noms définis
Les noms définis facilitent l’identification des plages de données. Plutôt que de référencer directement les cellules, utilisez un nom défini pour chaque plage. Cela rend les formules plus lisibles et leur gestion plus facile.
- Nommer les plages de données.
- Changer les chemins de fichiers facilement.
- Améliorer la clarté des formules.
En suivant ces conseils, la gestion des liens entre différents fichiers Excel deviendra plus agile et moins sujette aux erreurs.